INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE (IO)

Eric Berne
Image via Wikipedia

L’ouvrage d’Eric Berne, Structure est Dynamique des Groupes et Organisations[1]  et la Théorie des Organisation de Berne (TOB) d’Elliot Fox, offrent un cadre  à l’analyse des groupes et organisations et les outils d’un diagnostic  de leur fonctionnement, ainsi qu’une large palette de méthodes d’intervention.

Selon Berne, l’utilisation d’une théorie générale valable permet d’éviter des erreurs en termes d’organisation et de procédures administratives, d’accroître l’efficacité des activités de groupe et de traiter des groupes et organisations en difficulté.

De nombreux auteurs ont complété, amendé, adapté les travaux de Fox dont le résultat – appelé TOB – constitue un formidable outil d’analyse, de questionnement et d’action en organisation.

L’utilisation de l’Intelligence Organisationnelle en coaching de dirigeant, manager, équipes de direction et équipes fonctionnelles ou opérationnelles, offre, à la fois, la possibilité pour le coach, de mieux cerner l’environnement organisationnel de son client, et à celui-ci, de disposer d’un cadre de diagnostic, compréhension et préconisations, facilitant la mise en œuvre de plan d’actions concrets, dans le cadre de son coaching.

L’Intelligence Organisationnelle, permet également aux coaches en organisation, de développer une dimension conseil par l’utilisation de l’approche “Diagnostic de Structure” de la TOB. Cette approche est particulièrement efficace et pertinente dans le cadre d’un accompagnement d’équipe.

L’Intelligence Organisationnelle fournit au coach un référentiel de questionnement permettant d’accroitre le niveau de conscience de son/ses interlocuteurs.

Vue d’ensemble

L’approche Intelligence Organisationnelle est pertinente dans le cadre du coaching du leader d’un groupe et/ou du groupe lui-même. Cela signifie que la première étape consiste à évaluer l’existence même du groupe selon la terminologie “Bernienne”: Un groupe peut être défini comme tout agrégat social doté d’une frontière externe et d’au moins une frontière interne.

En d’autre termes, un groupe se défini par l’existence combinée

–       d’une séparation (physique ou non, durable ou temporaire) entre ce qui fait partie du groupe et ce qui n’en fait pas partie (Frontière Externe) et

–       d’une séparation entre au moins un dirigeant et des membres (Frontière Interne)

J’ajoute qu’en plus de posséder un leader et des membres, un groupe organisé se définit également par sa RAISON D’ÊTRE, c’est à dire, un ensemble cohérent d’identité, objet, objectifs et stratégie, lui permettant de répondre à ce que son environnement attend de lui.

Par exemple, le service comptabilité d’une société, se définit par l’existence d’un chef comptable, de comptables et autres fonctions support, ainsi que d’un ensemble d’opérations visant à établir les comptes financiers de l’activité de la dite société. En termes de frontières, le service comptabilité est souvent doté de bureaux séparés des autres services, alors que le chef comptable dispose lui même, d’un bureau séparé des comptables et autres fonctions support. L’identité est Service Comptabilité. Sa raison d’être est de fournir des informations financières à la société et aux composantes de son environnement avec lesquelles il est en interaction directe. Son objet est d’établir les comptes de la société. C’est à partir de ces constats, que l’on peut chercher à déterminer quels sont ces objectifs, sa stratégie, ses règles propres, sa culture, etc.

Ce qui fait un groupe, au delà de ses structures, ce sont également les dynamiques qui l’animent. En effet, dès constitution du groupe, et durant toute son existence, trois éléments seront en permanence en interaction entre eux et avec l’ENVIRONNEMENT. On parle de structure IDEOLOGIQUE, INDIVIDUELLE et ORGANISATIONNELLE.

L’existence de ces 3 structures et d’un environnement extérieur, provoque inévitablement des interactions à 3 niveaux :

–       Intra personnel (conséquences, pour les individus, de l’appartenance à un groupe, au niveau psychologique).

–       Inter personnel ou Relationnel (système des relations entre individus, avec l’environnement et relations systémiques : compétences Vs attentes).

–       Organisationnel (système d’interactions nécessaires à la production des biens ou services dépendant de l’objet du groupe).

Comment utiliser l’IO en coaching

Comme indiqué plus haut, IO fournit un référentiel de questionnement pour le coaching. Ce questionnement doit être systémique car le groupe est un système composé de sous systèmes en relation entre eux et en relation avec d’autres systèmes extérieurs au groupe et tout système est sujet à des modifications. Le groupe a comme principale préoccupation sa survie, donc sa capacité à s’adapter perpétuellement aux évolutions de son environnement. C’est ce que l’on appelle la STRATÉGIE.

La responsabilité des dirigeants du groupe est d’identifier ce qui dans son environnement, constitue l’élément auquel adapter sa stratégie. On parlera ici d’ÉLÉMENT STRATÉGIQUE.

La capacité du leader à identifier l’élément stratégique constitue souvent une première étape de questionnement, dans le sens où l’ensemble du système est sensé s’adapter à son évolution.

Le questionnement IO permet au coach d’évaluer le niveau de conscience qu’ont, le leader et l’équipe, de leur environnement, de ses attentes et évolutions.

La Stratégie

Définition: “La stratégie consiste en un processus volontariste d’allocation de ressources du groupe à ses différents domaines d’activités stratégiques”.

Pour faire de la stratégie, il convient donc d’identifier l’élément stratégique de l’environnement puis d’organiser son groupe de façon à y répondre de la façon la plus cohérente. Le questionnement IO permet au manager et à son équipe d’évaluer si leur stratégie :

  1. Est liée à un élément stratégique clairement identifié, et fait l’objet d’une planification efficace.
  2. Permet de réaliser sa mission et d’atteindre les objectifs qu’il s’est fixé.
  3. S’appuie sur une structure organisationnelle apte à effectuer le travail nécessaire de façon efficace.
  4. Structure comprenant le nombre optimal d’individus, capables de remplir les missions et objectifs qu’elle a définie et adhérent à l’idéologie du groupe.
  5. Fixe les règles de production de valeur ajoutée.
  6. Prend en compte la gestion des régulations nécessaires à un bon équilibre entre le travail rentable et le travail non rentable.

A partir d’un questionnement IO sur la stratégie du groupe (après avoir vérifié que l’on a bien à faire à un groupe en tant que tel), le coach peut amener son client à “visiter” l’ensemble du tableau.

UTILISATION DU SCHÉMA

Une fois le périmètre d’analyse défini, les composantes de l’environnement identifiées et la stratégie challengée, nous pouvons utiliser ce schéma pour accompagner le manager ou son équipe à visiter les structures et dynamiques du groupe.

Chacune des 5 colonnes est à la fois une zone de questionnement, en même temps qu’une porte d’entrée pour la résolution des dysfonctionnements du groupe. En coaching de dirigeant, manager ou d’équipe, le tableau de l’IO, fournit également des préconisations d’action concrètes. Il devient ainsi possible d’utiliser cette approche, également dans la phase de contrat avec le client. En effet, en fonction de l’endroit du tableau où se situe la problématique, des actions types peuvent être conseillées. Par exemple, on évitera de faire un team building pour une équipe confrontée à une problématique de cohérence de la culture organisationnelle avec sa stratégie.

Domaines de questionnement et d’intervention :

Le Leadership

Pour l’IO, le leadership fait partie de l’Autorité du groupe. Le questionnement s’intéressera donc à plusieurs aspects de cette autorité, tels que les décisions de management, le style de leadership, les comportements types, les actions et la posture du leader.

Les Instruments de Leadership

Les instruments permettent de maintenir la structure organisationnelle du groupe. Le questionnement porte généralement sur l’existence et la cohérence d’un tel instrument dans le groupe. L’échec d’un groupe dans le maintien de son existence est dû à l’échec de l’appareil.

Les Normes & Valeurs

L’ensemble des influences de la tradition écrite ou orale, établies par le leader primal, qui régule l’attitude et les travaux du groupe. Inclus, notamment la culture du groupe et il confère son autorité au leader. Par conséquent, le questionnement permet au leader ou à l’équipe de s’intéresser à ce qui la constitue, de sa dénomination, lui conférant une identité, en passant par son Business Model, fixant les détails de son action, ses objectifs et la structure organisationnelle lui permettant de les atteindre, jusqu’à l’étude de tout ce qui fait sa culture.

L’Appartenance au Groupe

Les membres de la Structure sont d’une part les personnes physiques qui font partie de groupe, et les “personnes de personnes” que sont les sous-groupes: départements, agences et autres entités. Chacune d’elles a sa culture propre qui pourrait être étudiée de la même façon que le groupe. Les uns et les autres attendent de la reconnaissance. Par conséquent, le questionnement IO s’intéresse à l’économie des signes de reconnaissance dans la structure, mais également à la conscience qu’ont le leader et l’équipe, des notions de nombre d’équipiers et des compétences clés nécessaires à la bonne réalisation de sa mission.

Dans cette même colonne, il est souvent efficace, de confronter la perception qu’a le leader de la cohésion, avec des données factuelles sur son état. Par exemple, quel est le taux d’absentéisme ? Celui-ci est-il dû à une pression externe ou interne,…

Le Travail du Groupe

Le groupe réalise trois types d’activité: Le travail de production, les conflits extérieurs et les dissensions internes. Le travail d’un groupe c’est à dire l’énergie dépensée par ses membres peut être consacré, soit à la productivité, soit au maintien de sa propre structure. Il s’agit ici de l’énergie de groupe, c’est à dire celle qui dépasse la simple somme des énergies individuelles. Elle est dépensée à deux niveaux: le travail rentable (activité de production) et le travail non rentable (processus de groupe)

Le questionnement permet au leader et à l’équipe de prendre conscience de l’existence de ses différentes énergies dans son activité, rendant ainsi possible une meilleure utilisation de l’énergie de production. Une question type dans cette colonne, est de demander combien de fois par semaine, le groupe se réunit-il pour échanger sur son activité. La réponse est souvent “jamais”. La question suivante est donc, de demander combien de fois (et de temps), les membres de l’équipe visitent-ils l’espace machine à café…

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Ce document résume de façon très synthétique une partie de l’approche Intelligence Organisationnelle. Un séminaire de formation d’une durée de trois jours, permet de s’approprier cette approche pour une utilisation en coaching et/ou conseil.


[1]Structure et Dynamiques des Organisations et de Groupes“, (orig. 1963), Les éditions d’Analyse Transactionnelle, Caluire, 2005 (pour la version Française)

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